Для начинающих молодых специалистов совещание или деловая встреча - отличная возможность проявить себя и продемонстрировать потенциал управленца. Существует множество инструментов и методов, которые могут улучшить коммуникацию на деловой встрече и способствуют достижению результата.


Целеполагание
Перед началом любой встречи или презентации не поленитесь потратить время на то, чтобы обдумать свои цели и задачи Что вы хотите донести до своей аудитории? Какую задачу вы хотите решить путем общения? Таких задач никогда не должно быть более трех, а лучше всего, чтобы предполагался один ключевой "месседж". Например, вы - бухгалтер, представляющий ежемесячный финансовый отчет. Вы видите, что падают продажи и что настала пора сокращать расходы. Чтобы довести эту мысль до слушателей, акцентируйте внимание на данных в отчете и приведите другие нефинансовые данные, которые подтверждают ваше мнение.
Планирование
Консультанты по вопросам управления тратят почти столько же времени на подготовку к презентации, на "точную настройку" и репетиции, как и на непосредственно сбор данных для доклада. Если ваша аргументация не убеждает руководство следовать вашим рекомендациям, вся ваша аналитическая работа проделана впустую. Всякий грамотный топ-менеджер репетирует перед презентацией, чтобы быть уверенным в том, что он выстраивает правильную коммуникацию. Попробуйте так делать и вы, даже если у вас нет возможности "репетировать" вслух.
Предварительная встреча
Если вы опасаетесь, что ваша встреча превратится в неконструктивные дебаты с другими (например, с коммерческим директором, который говорит, что, никогда подпишется под вашим прогнозом по продажам, что лишает смысла все выступление), найдите время, чтобы поговорить перед встречей с ключевыми людьми, которые, возможно, не поддерживают вашу позицию. Это даст вам шанс решить проблемы заранее, или, по крайней мере, обеспечит вам возможность подготовить аргументы к встрече.
Рассадка за столом
За столом переговоров есть места, обеспечивающие позицию силы, и места, позволяющие сгладить конфликты. Во главе стола - место доминирующее, "силовое". Если вы организуете встречу и хотите, чтобы люди видели в вас лидера, садитесь на это место. Следующие по эффективности места - по обе стороны от "главного". Сев непосредственно рядом с человеком, с которым вы можете вступить в конфликт, вы минимизируете уровень этого конфликта. Наоборот, чем больше расстояние между вами и оппонентом, тем легче вступить с ним в спор. Место по боковой стороне стола, на расстоянии трех и более стульев от главы, подразумевает, что вы участвуете во встрече с информационной целью или ради поддержки и не предполагаете играть ключевую роль.
Выступление стоя
Если ведете презентацию стоя, не садитесь до конца выступления. Будьте готовы перемещаться по комнате, особенно если завязалось длительное обсуждение между другими участниками встречи. Встав непосредственно позади сидящего участника дискуссии, вы обеспечиваете себе "силовую" позицию в дебатах, роль хозяина положения.
Сила паузы
Один из самых важных инструментов в ведении переговоров и в любой форме коммуникации - пауза. Большинство людей чувствует себя очень неловко, если воцаряется тишина, и чувствуют потребность сказать что-нибудь, чтобы заполнить тишину. Учитесь справляться с паузой. Часто докладчик, закончив презентацию, ожидает немедленной реакции от аудитории. Если наступает тишина, докладчик считает, что с ним не согласны, и начинает излагать дополнительную информацию, желая «продать» свои доводы. Но, как правило, в такой ситуации аудитория просто «переваривает» информацию и нуждается во времени, чтобы думать. Если наступает длительная пауза, выждите чуть-чуть, а затем спросите: "Так что вы думаете?" Больше не говорите ничего Если вы стоите, сядьте и присоединяйтесь к остальным, чтобы стать частью группового обсуждения, а не держать ответ перед всеми.
Презентации в Power Point
Это идеальный формат для того, чтобы провести презентацию с минимальным обсуждением. Вы управляете информацией (благодаря последовательности слайдов), а затемненное освещение комнаты препятствует обсуждению между слушателями. Вместо этого все вопросы адресуются докладчику. Если вы уверены в своем материале и хотите управлять встречей, воспользуйтесь проектором.
Письменные отчеты
Такие отчеты предоставляют больше информации, чем слайды, и они главным образом изучаются до встречи. Поэтому они дают аудитории наилучшую возможность, чтобы поучаствовать в дискуссии и оспорить ваши тезисы. Письменные отчеты не должны содержать неточностей, вот почему в компаниях, как правило, используют презентации с помощью слайдов, а не полноценные доклады.
Краткое резюме
Как правило, это одна страница с ключевыми фактами, постановкой проблемы и рекомендациями, призванная облегчить обсуждение. Такое резюме менее формальное, чем отчет и обеспечивает больше возможности добиться желаемого в ходе дискуссии. Фактически, резюме - это инструмент, позволяющий участвовать в дискуссии слушателям. Используйте этот формат для рабочих групп, в которых нужен общий вклад в решение проблемы.
Чтобы достигнуть успешных результатов в коммуникации, не забывайте следить за динамикой самой встречи, за реакцией ваших слушателей Используйте все возможности, чтобы донести ваше мнение до аудитории.
Источник: http://otkroy.com